Описание базы данных «Формирование и анализ бюджета Шкотовского муниципального района»

База данных «Формирование и анализ бюджета Шкотовского муниципального района», как уже было сказано, была разработана в приложении Microsoft Access, которое объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных.

Для хранения информации используется только один объект MS Access - таблица. Остальные объекты используются для управления, манипулирования, анализа, получения, отображения или публикации табличной информации - другими словами, для того, чтобы сделать информацию доступной и полезной. A guide to nonprofit bookkeeping and accounting.

Созданная база данных состоит из четырех таблиц:

- costs, в которой содержатся данные расходной части бюджета (учетный год, расходы на общегосударственные вопросы, образование, социальную политику, жилищно-коммунальное хозяйство, здравоохранение и спорт, прочие расходы);

- gratuitous_income - данные о безвозмездных перечислениях (учетный год, объем дотаций, субвенций, средств получаемых по взаимным расчетам и субсидий);

none_tax_income - данные о неналоговых поступлениях (учетный год, объем доходов от имущества, находящегося в государственной собственности, штрафных санкций, прочих неналоговых поступлений);

tax_income (рис. 3.8) - данные о налоговых поступлениях (учетный год, налоги на прибыль, платежи за пользование природными ресурсами, налоги на совокупный доход; налоги на имущество и прочие налоги, пошлины и сборы).

Рисунок 3.8. Таблица «tax_incom» базы данных «Формирование и анализ бюджета Шкотовского МР»

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

Таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Поэтому, если задан числовой формат, например, для поля «Налоги на прибыль», то пользователь сможет ввести только числовые данные.

Как уже было сказано, таблицы являются центральным объектом базы данных и их цель - хранение информации. Целью всех других объектов базы данных является взаимодействие тем или иным способом с одной или несколькими таблицами.

Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма - это окно, в котором можно поместить элементы управления, которые либо предоставляют пользователям информацию, либо получают информацию, которую они вводят. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

В базе данных «Формирование и анализ бюджета Шкотовского муниципального района» создано семь форм, из них четыре на основе таблиц (costs, gratuitous_income, none_tax_income, tax_income) и три формы вспомогательные - First (Главная страница), Main (Содержание), doh_chast (доходная часть, которая состоит из трех подчиненных форм - налоговых поступлений, неналоговых поступлений и безвозмездных перечислений).